All-in-One dynamický rezervační systém

Využívá Vaše společnost sdílené zasedací místnosti, vozidla, elektrické koloběžky nebo máte ve Vašem open space politiku flexibilního sezení?

Určitě se Vám už v tom případě někdy stalo, že jste potřebovali vyrazit k zákazníkovi, avšak neměli jste jako. Počítali jste totiž s využitím jednoho ze sdílených vozidel, ale netušili jste, zda jsou k dispozici a neměli jste si to jak ověřit. K zákazníkovi jste tedy přišli pozdě, přesto, že jste ho ujišťovali že u něj budete určitě včas. Nebo když jste si dohodli důležité setkání, které jste museli absolvovat ve Vaší kanceláři, kde těsnost prostoru určitě nepomohla už i tak husté atmosféře.

Minimálně s jednou z těchto výzev se dnes setkává téměř každá společnost, včetně té naší. Proto jsme se stejně jako vy, v určitém okamžiku i my rozhodli začít hledat jednoduché a univerzální řešení v podobě rezervačního systému. Nicméně našli jsme jen velmi přísně ohraničené předem sestavené řešení, jejichž cena neodpovídala jejich přidané hodnotě.

Rozhodli jsme se proto otestovat naše schopnosti a přijít s vlastním řešením, které by bylo bezpečné, flexibilní a snadno použitelné. Pro vhodnou platformu jsme nemuseli chodit daleko, díky našim zkušenostem jsme si vybrali platformu SAP Cloud Platform, díky které je výsledné řešení bezpečné, flexibilní a propojitelné s nejrůznějšími systémy.

Při vývoji jsme se tak mohli zaměřit na prvky, které se nám nepodařilo na trhu najít. Naše aplikace je proto přehledná, efektivní a snadno rozšiřitelná. Rozšiřitelná jednak v rámci objektů (věcí), které se v ní dají rezervovat a také funkcionalit. Jednotlivé rezervační objekty si do ní totiž zvládnete přidat i sami. Při nákupu nových zařízení nebo rozšíření prostorů, tak stačí aby je Váš administrátor přidal do All-in-One dynamického rezervačního systému. A tyto jsou ihned k dispozici na rezervaci Vašimi zaměstnanci

Organizovaný přehled vytvořených rezervací

Jak vypadá rezervace v praxi

Pro co nejjednodušší a nejrychlejší vytvoření rezervace jsme pro tuto aplikaci navrhli hned několik možnosti vytvoření rezervace. Rezervaci je tedy možné vytvořit prakticky odkudkoliv. Pro ještě větší flexibilitu jsou na výběr i více možností v rámci platformy. Na počítači, tak můžete rezervaci vytvořit prostřednictvím prohlížeče, nebo přímo z Outlook-u. Na mobilu přes web nebo aplikaci, přičemž s pomocí NFC technologie resp. QR kódu, Vám stačí doslova dva kliky.

My osobně využíváme nejvíce právě NFC, při kterém stačí přiložit zařízení k NFC nálepce umístěné přímo na rezervovaném objektu a uživatel je přesměrován na rezervační obrazovku s daným objektem. Stačí mu tak už jen vybrat datum, čas a potvrdit rezervaci. Alternativa s QR kódem zahrnuje jeden krok navíc – otevření kamery na mobilním zařízení, proto jsme ji zahrnuli zejména, jak alternativní řešení, pro starší zařízení, které nepodporují NFC.

Ukázka rezervace pomocí QR kódu

Další možnosti rozšíření

Kromě přidávání a odebírání rezervačních objektů poskytujeme flexibilitu i ve vzhledu a funkcích námi nabízeného All-in-One dynamického rezervačního systému. V základním nastavení, ve kterém rezervační systém nabízíme je vše nezbytné pro jeho okamžité nasazení. Po dohodě je ale možné základní funkce rozšířit například i následujícími způsoby:

Přizpůsobené obrazovky

Přizpůsobitelnost a flexibilita jsou sice skvělé vlastnosti, ale mít příliš mnoho možností není vždy žádoucí. Prodlužuje to rozhodovací proces a zvyšuje náročnost údržby. Některé objekty například ze své podstaty nejsou zrovna dynamické, např. takové zasedací místnosti, kdy naposledy se změnil jejich počet? Proto v některých případech, není nutné mít k dispozici, až takovou dávku flexibility, jakou nabízí naše aplikace. Mysleli jsme i na tyto případy a aplikaci umíme po dohodě přizpůsobit Vašim konkrétním potřebám tvorbou přizpůsobených obrazovek.

Pracovní stoly nebo parkovací místa , při kterých by přišla vhod např. určitá forma vizualizace parkovací plochy, aby Vaši zaměstnanci neztráceli čas jeho hledáním.  

Aktuální vzhled  rezervační obrazovky (na mobilním zařízení):  

Alternatívní vzhled rezervační obrazovky:

IoT (Internet of things) zařízení

Sice je většinou téměř není vidět, ale benefity které přinášejí jsou citelné. O čem svědčí i několik článků a studie popisující, jak dokázali firmy přežít pandemickou krizi, právě díky těmto zařízením. Dokáží totiž automatizovat a zvýšit efektivitu různých procesů, přičemž při správném nasazení vyžadují, pouze minimum energie a údržby. K našemu rezervačnímu systému lze tyto senzory integrovat například na sledování obsazenosti parkovacích míst nebo zobrazení statusu rezervace objektu i v offline světě změnou barvy osvětlení na daném objektu. Rovněž je možné vybavit přes IoT technologii zasedací místnosti signalizačními displeji zobrazujícími data rezervace s aktuálně probíhajícím setkáním.

Konkrétní příklady jejich využití:

Tyto zařízení, tak mohou indikovat, např. zda je daný pracovní stůl již rezervovaný nebo probíhá v zasedací místnosti meeting, bez nutnosti otevření rezervační aplikace.

Také můžete obdržet notifikaci pokud zaparkujete na místě, které si již rezervoval váš kolega.

Autentifikace

Bezpečnost je stále více opakovaným tématem a její důležitost si uvědomují, nejen profesionálové, ale i laická veřejnost. S rozrůstajícím se množstvím smart zařízení a služeb, bude tento trend pouze sílit a pokračovat. To ale nutně nemusí znamenat další zátěž navíc, v podobě hromadících se přihlašovacích údajů. Rezervační systém je totiž možné integrovat i na poskytovatele identity, kterých už ve firmě využíváte (např. Active Directory) a využít tak SSO (single sign-on). Vaši zaměstnanci se tak nebudou muset pro vytvoření rezervace znovu přihlašovat.

Krize v roce 2020 nám ukázala, že digitalizace podniků je nezbytná. Netřeba ji však brát jako nutné zlo. Umožní vám dělat běžné činnosti efektivněji a rychleji. Naše řešení si proto dává za cíl pomoci vám přizpůsobit se podmínkám nové digitální doby. Protože Experience Matters.

V případě zájmu o toto smartFIX řešení z naší dílny, nás proto neváhejte kontaktovat.

ŽÁDEJTE O DEMO

Tomáš Potzy, CX Consultant

Související příspěvky