10. júna 2016

CRM systém zadarmo pre neziskové organizácie?

Aj keď sú produkty od Salesforce primárne vnímané ako nástroje na jednoduchšie, prehľadnejšie a efektívnejšie generovanie zisku v rôznych oblastiach biznisu, globálne ich využívajú aj neziskové organizácie. Napĺňa sa tak filantropická idea zakladateľov Salesforce nadácie o zlepšovaní života komunít na celom svete.

1-1-1 Model

Už od roku 1999, odkedy bola Salesforce.org založená Marcom Benioffom (CEO Salesforce) ako Benioff´s Promise, stojí na troch pilieroch, ktoré sú označované ako 1-1-1 Model.

V jeho názve sa ukrýva 1 % spravodlivosti, 1 % produktov Salesforce a 1 % času zamestnancov, ktoré sú venované pomoci druhým.

Napĺňajúc túto myšlienku začala Salesforce nadácia v roku 2008 s poskytovaním svojich služieb a technológií neziskovým organizáciám.

Tie môžu dodnes využívať dva produkty, ktoré boli špeciálne vytvorené pre potreby neziskoviek, pričom prvých 10 licencií pre používateľov Salesforce poskytuje zadarmo. Ak organizácia potrebuje viac ako 10 prístupov, na tie ostatné dostáva od nadácie zľavu, ktorá môže byť až vo výške 80 %.

Prečo má CRM pre neziskové organizácie svoje opodstatnenie?

Jedným z najpoužívanejších a najpopulárnejších produktov Salesforce je Sales Cloud, o ktorom sme písali v našom blogu. Jeho účelom je (logicky) podporovať oddelenie predaja a poskytovať mu podnety a dôležité informácie, ktoré potrebuje pre efektívnu kooperáciu členov tímu a na dosahovanie zisku. 

Prečo potom podobný CRM systém potrebujú neziskovky?

Rovnako ako každý jeden klasický biznis, aj neziskové oganizácie pracujú s množstvom údajov, a to nielen vo vnútri, ale predovšetkým v súvislosti s externou komunikáciou.

Keďže všetko so všetkým súvisí a v praxi sa nedá donekonečna pracovať s rozsiahlymi excelovskými tabuľkami, Salesforce je ideálnou platformou, na ktorej si (aj) nezisková organizácia môže vytvoriť vlastný systém. Ten potom pomáha koordinovať nielen činnosti, ale vzťahy spolu s kontaktmi na darcov, podporovateľov, dobrovoľníkov a interných zamestnancov.

Keďže Salesforce nie je aplikácia, ale platforma, umožňuje používateľom dokonalé prispôsobenie vďaka prepojeniu s existujúcim systémom. Salesforce preto treba vnímať najmä ako súbor nástrojov, pomocou ktorých si nezisková organizácia vybuduje svoju vlastnú „aplikáciu” – systém, ktorý bude fungovať. 

Platforma, ktorej je nutné dokonale porozumieť

Salesforce systém je prepracovaný a pre nových používateľov často aj zložitý, čoho dôkazom sú reálne skúsenosti a používateľské recenzie.

Vysvetľovali sme, že Salesforce je v prvom rade platformou, ktorú si každý organizácia musí “vybudovať” po svojom. V súvislosti s týmto faktom je nutné počítať minimálne s úvodným zaškolením – odporúča sa vybrať jedného človeka, ktorý bude mať so systémom najužší styk a figurovať bude ako admin.

Implementácia systému si vyžaduje odbornú pomoc, čo množstvo organizácií odrádza. Salesforce má však po celom svete „armádu” partnerov, z ktorých sa mnohí zaoberajú práve neziskovými organizáciami.

Na výber sú dva balíčky pre neziskovky – Non-profit Starter pack (NPSP) alebo Enterprise edition. Populárnejší je najmä Starter pack, keďže je dizajnovaný pre organizácie rôznych veľkostí a funguje na množstve prednastavených funkcionalít, vďaka čomu je jeho implemetnácia jednoduchšia.

NPSP pomáha organizáciám manažovať kontakty, sústreďovať informácie o daroch a tiež o darcoch, o grantoch a tiež sleduje vývoj vzťahov medzi kontaktmi, príspevkami od darcov a dobrovoľníkmi, čo umožňuje jednoduchšie mapovať aj opakované dary. Pre lepšie pochopenie funkcií Starter packu slúži pre všetkých záujemcov úvodná dokumentácia.

NPSP je základný balík a je vhodnou voľbou pre neziskové organizácie, ktoré:

• sú menšie a fungujú s jednoduchým fundraisingovým systémom,
• často pracujú s viacerými peňažnými menami,
• majú menší objem záznamov,
• už majú implementovaný niektorý z produktov Salesforce a potrebujú k nemu jednudochú fundraisingovú aplikáciu,
• hľadajú jednoduchý spôsob menežovania ľudí.

Okrem balíčkov, ktoré sú pre neziskové organizácie poskytované zadarmo, sú často využívané aj klasické produkty Salesforce (NO ich majú k dispozícii s výraznými zľavami).

Appirio, jeden z amerických partnerov Salesforce, uvádza case study používania Analytics Cloudu neziskovou organizáciou Year Up, ktorá sa zaoberá praktickým vzdelávaním mladých dospelých s nízkymi príjmami v rámci stážistických programov.

Pomocou neho si vytvorili jednoducho použiteľné dashboardy, ktoré im poskytujú prístup k informáciám o efektívnosti všetkých aktivít.

Program zbiera množstvo dát, ktoré vyhodnocuje – v tomto prípade dokážu pracovníci neziskovky sledovať, akým spôsobom sa im darí ovplyvňovať výšku zárobku ich „klientov”, rovnako aj to, ktorý ich program je najúspešnejší.

Je tiež možné posúdiť, aké skupiny študentov patria k najrizikovejším na základe ich demografických údajov. Year Up pomocou Salesforce dokáže zlepšovať fungovanie programu a jednoduchšie referovať jeho význam darcom a podporovateľom organizácie.

Sieť komunít a „kóderská pomoc” z GitHubu

Využívanie Salesforce produktov je spojené s možnosťou budovania celosvetovo aktívnej siete komunít a dobrovoľníkov, ktorí majú záujem o to, aby idea fungovala čo najlepšie. Nielen Salesforce, ale tiež samotní používatelia vytvárajú „webové trhoviská”, kde je možné zdieľať myšlienky alebo z nich len čerpať.

Na jednej strane sú to free webináre, ktoré nájdete priamo na webe Salesforce a ktoré vám uľahčia orientáciu v systéme, no skvelou pomocou je napríklad aj zverejňovanie programátorských kódov na sieti GitHub. Súčasťou komunity sa tiež môžete stať v Google skupinách, v neposlednom rade je tiež výraznou pomocou aj výmena názorov a rád medzi Salesforce používateľmi.

Na uľahčenie orientácie vo svete Salesforce nástrojov môže pracovníkom neziskových organizácií pomôcť aj tzv. „non-profit prekladač”, ktorý každú oblasť preformuluje do jazyka neziskoviek.

Hlavné benefity Salesforce ako CRM pre neziskové organizácie

1. Flexibilita – Salesforce je platforma, nie aplikácia – každý používateľ si preto funkcie rozhrania a sledované metriky nastaviť podľa potreby. V prípade neziskových organizácií to môže byť zjednodušenie evidencie darcov, činnosť dobrovoľníkov či sledovanie výdavkov. Salesforce navyše pre neziskovky umožňuje zjednodušené používanie systému pomocou point-and-click nástrojov.
2. Dostupnosť aplikácií v Salesforce AppExchange – AppExchange je miesto, kde si každý používateľ dokáže nájsť aplikácie s prednastavenými funkciami. Neziskové organizácie majú mnohé z nich zadarmo alebo s výraznou zľavou, na trhovisku s aplikáciami je dokonca celá sekcia len pre neziskovky.
3. Prvých 10 licencií je zadarmo – podpora činnosti neziskových organizácií sa pri Salesforce začína už na začiatku – Starter pack aj Enterprise edition sú poskytované zadarmo pre prvých 10 licencovaných používateľov v organizácii.
4. Komunita, ktorá rieši podobné problémy – Salesforce sa môže “pochváliť” obrovskou a aktívnou komunitou svojich používateľov The Power of Us, a to aj medzi neziskovkami. Eviduje tiež svojich partnerských konzultantov, ktorí organizáciám pomáhajú s implementáciou a používaním
5. Výhody Salesforce produktov – Salesforce funguje v cloude, preto pre aplikácie nie je nutné zriaďovať špeciálne IT oddelenia so serverovňou. Používatelia tak majú prístup do systému z ktoréhokoľvek zariadenia a kdekoľvek na svete. Okrem toho ponúka možnosť tvoriť prehľadné dashboardy a reporty, či nastavovať automatické procesy – napríklad posielanie ďakovných e-mailov v momente prijatia príspevku od darcu.

 Roman Kučák, Partner